1 目的

明確全責(zé)制采購員的職能范圍、勝任能力的要求、工作原則、工作職責(zé)、以及每項職責(zé)的具體工作內(nèi)容、工作隸屬關(guān)系、本崗位的權(quán)限、職業(yè)操守要求、本崗位績效考核的內(nèi)容、方法和頻率、以及本崗位所應(yīng)遵循或參考的指導(dǎo)性文件目錄、本崗位所應(yīng)填報的工作表格目錄。 

2 適用范圍

適用于從事公司采購的所有全責(zé)制采購人員。 

3 說明

3.1 全責(zé)制采購員是指該采購員負(fù)責(zé)從某物料的新供應(yīng)商的尋找、選擇與評估、砍價、簽約。采購訂單的制定、下達和跟蹤。采購物品的接收、結(jié)款。以及該供應(yīng)商表現(xiàn)的評估等所有工作。

3.2 員工崗位說明書分為兩個文件。《員工崗位要求及待遇說明書》和《員工崗位職責(zé)說明書》

3.3 《員工崗位要求及待遇說明書》由人事部負(fù)責(zé)制定。該文件在公司內(nèi)部屬保密文件。主要內(nèi)容包括

3.3.1 員工任職要求

3.3.2 工資級別

3.3.3 薪酬待遇

3.4 《員工崗位職責(zé)說明書》由當(dāng)事部門負(fù)責(zé)制定。該文件在公司內(nèi)部屬于公開文件。任何人員都可以憑此文件了解當(dāng)事員工的工作職責(zé)、具體工作內(nèi)容和權(quán)限 

4 本崗位的職能范圍

全責(zé)制采購員負(fù)責(zé)公司供應(yīng)商的尋找、評估、采購支出的預(yù)算、供應(yīng)商的談判或招標(biāo)以及采購合同的準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)采購訂單的制定、下達和跟蹤。會同相關(guān)部門做好采購物品的接收、結(jié)款和供應(yīng)商表現(xiàn)的評估工作 

5 本崗位勝任能力的要求

5.1 在采購物品的專業(yè)知識方面，采購員應(yīng)比供應(yīng)商的營銷人員更專業(yè)

5.2 能熟練運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來獲取所需要的各種信息資料和行情

5.3 了解和掌握一定的財務(wù)知識，以便與財務(wù)部門更好的配合工作

5.4 了解和掌握有關(guān)合同的法律知識，減少合同的糾紛

5.5 具有良好的溝通能力和技巧 

6 原則

6.1 在對新供應(yīng)商進行招投標(biāo)或采購談判時，一定要確保該供應(yīng)商有實際的實施能力。 

7 具體職責(zé)及工作內(nèi)容

7.1 職責(zé)一：尋找新的供應(yīng)商。工作內(nèi)容包括：

7.1.1 該物品供應(yīng)市場的調(diào)研，并填寫《供應(yīng)市場調(diào)研報告》。

7.1.2 尋找可以供應(yīng)目標(biāo)產(chǎn)品的供應(yīng)商有多少，并填寫《生產(chǎn)某產(chǎn)品的供應(yīng)商名錄表》

7.2 職責(zé)二：評估和選擇供應(yīng)商。工作內(nèi)容包括：

7.2.1 對已經(jīng)尋找到的供應(yīng)商，按照公司的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進行初步的評估和篩選。

7.2.2 將初步篩選合格的供應(yīng)商報品管部，進行供應(yīng)商的質(zhì)量驗證。

7.2.3 對經(jīng)品管部評估通過的供應(yīng)商，填寫《新供應(yīng)商審批表》報公司高層審核批準(zhǔn)。

7.3 職責(zé)三：編制采購支出的預(yù)算。工作內(nèi)容包括：

7.3.1 準(zhǔn)確編制各采購物品在未來一定時段內(nèi)支出的預(yù)算

7.4 職責(zé)四：對可以進行招投標(biāo)采購的物品，實施招投標(biāo)工作。工作內(nèi)容包括：

7.4.1 選定參加本次招投標(biāo)的供應(yīng)商單位

7.4.2 編寫并向參標(biāo)供應(yīng)商發(fā)放采購招標(biāo)文件

7.4.3 組織相關(guān)部門對供應(yīng)商的投標(biāo)進行評估，確定最終中標(biāo)單位

7.5 職責(zé)五：與供應(yīng)商進行采購談判。工作內(nèi)容包括：

7.5.1 采購談判的準(zhǔn)備，并提交《采購談判計劃表》，報領(lǐng)導(dǎo)備案。

7.5.2 實施談判。談判結(jié)束時，雙方簽署《采購談判備忘錄》，報領(lǐng)導(dǎo)備案。

7.6 職責(zé)六：準(zhǔn)備采購合同。工作內(nèi)容包括：

7.6.1 按照公司制定的采購合同標(biāo)準(zhǔn)版本的要求，根據(jù)采購招投標(biāo)或采購談判的結(jié)果，完善采購合同的所有內(nèi)容。

7.6.2 將合同報買賣雙方的高層簽署生效。

7.7 職責(zé)七：采購合同的妥善管理。工作內(nèi)容包括：

7.7.1 采購合同的妥善保管

7.7.2 采購合同有效期限的跟蹤及續(xù)約

7.7.3 采購合同內(nèi)容更新的補充文件

7.8 職責(zé)八：根據(jù)生產(chǎn)計劃部門提出的采購要求，制定采購訂單。工作內(nèi)容包括：

7.8.1 是給一家供，還是幾家供？

7.8.2 與既定供貨的供應(yīng)商協(xié)商具體的數(shù)量要求、時間要求、地點要求等

7.8.3 按照公司現(xiàn)有的采購訂單的標(biāo)準(zhǔn)版本，填寫給每家供應(yīng)商的采購訂單

7.9 職責(zé)九：向供應(yīng)商下達采購訂單。并確保供應(yīng)商及時收到。

7.10 職責(zé)十：采購訂單的風(fēng)險評估。工作內(nèi)容包括：

7.10.1 事先預(yù)估采購訂單出現(xiàn)問題的各種產(chǎn)生原因

7.10.2 對所預(yù)估的各個原因進行排序性分析

7.10.3 對于所預(yù)估的各種原因，要準(zhǔn)備好一旦發(fā)生的解決預(yù)案。并填報《采購訂單風(fēng)險評估表》

7.11 職責(zé)十一：采購訂單的跟蹤管理。工作內(nèi)容包括：

7.11.1 按時交貨的跟蹤

7.11.2 按量交貨的跟蹤

7.11.3 按質(zhì)交貨的跟蹤

7.12 職責(zé)十二協(xié)助相關(guān)部門做好采購物品的收貨工作。工作內(nèi)容包括

7.12.1 將采購訂單的編號、數(shù)量和預(yù)計到倉時間，提前半天通知倉庫。

7.12.2 如果驗收不合格，需要退貨時，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，實施具體的退貨工作

7.13 職責(zé)十三：采購訂單發(fā)生變故的應(yīng)急解決和善后。工作內(nèi)容包括：

7.13.1 采購訂單一旦出現(xiàn)時間、質(zhì)量或數(shù)量等的問題，如何應(yīng)急解決

7.13.2 如何追究供應(yīng)商的責(zé)任

7.14 職責(zé)十四：供應(yīng)商貨款的結(jié)算。具體工作包括：

7.14.1 所有相關(guān)票據(jù)的收集和核實

7.14.2 提前1－3個月，向財務(wù)部提交供應(yīng)商付款計劃

7.14.3 按照公司制度，辦理供應(yīng)商貨款的請款手續(xù)，并按時向供應(yīng)商支付

7.15 職責(zé)十五：雙方糾紛的妥善解決

7.16 職責(zé)十六：會同其他部門，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行定期的評估。工作內(nèi)容包括：

7.16.1 每個來月的上旬，向倉庫和品管部收集供應(yīng)商上月所有訂單的驗收紀(jì)錄。填報《供應(yīng)商表現(xiàn)考核表》。

7.16.2 對于表現(xiàn)考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)通知供應(yīng)商和公司內(nèi)相關(guān)部門，實施相應(yīng)的懲罰措施。

7.17 職責(zé)十七：供應(yīng)商年終考評。工作內(nèi)容包括：

7.17.1 統(tǒng)計本年度供應(yīng)商的各具體表現(xiàn)參數(shù)。

7.17.2 收集公司各相關(guān)部門對該供應(yīng)商的獨立評估結(jié)果。填報《供應(yīng)商年度綜合評估表》

7.17.3 與供應(yīng)市場同行相比較，對供應(yīng)商進行強弱項的分析，并填報《供應(yīng)商強弱項分析表》。提出來年的改進計劃。

7.18 職責(zé)十八：建立何維護合格供應(yīng)商電子檔案庫。按時填報《合格供應(yīng)商檔案庫》

7.19 職責(zé)十九：定期征求供應(yīng)商對我方各相關(guān)部門的改進建議。 

8 工作隸屬關(guān)系

9 崗位權(quán)限

9.1 有權(quán)向品管部推薦候選供應(yīng)商

9.2 有權(quán)向公司高層呈報新供應(yīng)商審批要求

9.3 有權(quán)與合格的供應(yīng)商進行招標(biāo)或談判工作

9.4 不得與未經(jīng)評估或評估不合格的供應(yīng)商進行招投標(biāo)或談判

9.5 有權(quán)向供應(yīng)商下達采購訂單

9.6 不得與未經(jīng)評估或評估不合格的供應(yīng)商下達采購訂單

9.7 有權(quán)向表現(xiàn)不良的供應(yīng)商提出整改要求

9.8 不得擅自更換供應(yīng)商 

10 職業(yè)操守要求

10.1 在與供應(yīng)商的交易過程中，不得有不道德的或危害性的行為，甚至違法的行為。

10.2 堅持以公司的利益為首要選擇。

10.3 避免從事個人利益和公司利益之間產(chǎn)生沖突的私人業(yè)務(wù)或者職業(yè)活動

10.4 不得要求或接受來自現(xiàn)在或者潛在的供應(yīng)商的金錢、禮物、娛樂、恩惠或者服務(wù)。

10.5 保護公司及供應(yīng)商的相關(guān)機密

10.6 以公平、禮貌、客觀的心態(tài)與供應(yīng)商相處 

11 績效考核的內(nèi)容

11.1 工作態(tài)度

11.1.1 認(rèn)真執(zhí)行公司各部門制定的各項規(guī)章制度。有無違紀(jì)違規(guī)行為

11.1.2 工作責(zé)任心要強。有無發(fā)生責(zé)任性的錯誤或失誤

11.2 工作業(yè)績

11.2.1 新供應(yīng)商開發(fā)的按時完成率

11.2.2 采購預(yù)算的完成情況

11.2.3 與其同行相比較，供應(yīng)商的價格處于什么水平

11.2.4 與其同行相比較，供應(yīng)商的供應(yīng)期處于什么水平

11.2.5 供應(yīng)商的質(zhì)量、按時率以及服務(wù)態(tài)度的表現(xiàn)

11.2.6 各工作表格和報告的撰寫是否正確和全面 

12 績效考核的方法

12.1 采購支出預(yù)算的完成考核。填報《采購員預(yù)算完成率評估表》

12.1.1 是否超出預(yù)算？

12.1.2 如果低于預(yù)算，節(jié)約多少資金？

12.2 供應(yīng)商表現(xiàn)的考核。《跟單采購員月度績效考核表》

12.3 采購訂單管理的年度表現(xiàn)。填報《采購人員年度績效評估表》 

13 績效考核的頻率

13.1 每月一次

13.2 年終總評 

14 相關(guān)的指導(dǎo)性文件

14.1 《公司采購管理總則》

14.2 《原材料采購管理的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程》

14.3 《如何編寫采購物品的技術(shù)及安全標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書》

14.4 《如何尋找新供應(yīng)商作業(yè)指導(dǎo)書》

14.5 《如何實施新供應(yīng)商評估作業(yè)指導(dǎo)書》

14.6 《如何編制采購支出預(yù)算作業(yè)指導(dǎo)書》

14.7 《如何進行采購談判作業(yè)指導(dǎo)書》

14.8 《如何實施采購招標(biāo)作業(yè)指導(dǎo)書》

14.9 《如何做好采購訂單管理作業(yè)指導(dǎo)書》

14.10 《如何進行供應(yīng)商表現(xiàn)的評估作業(yè)指導(dǎo)書》

14.11 《如何實施采購人員績效考核作業(yè)指導(dǎo)書》 

15 工作表格

15.1 《供應(yīng)市場調(diào)研報告》

15.2 《生產(chǎn)某產(chǎn)品的供應(yīng)商名錄表》

15.3 《新供應(yīng)商調(diào)查評估問卷表》

15.4 《新供應(yīng)商評估打分表》

15.5 《新供應(yīng)商審批及合格供應(yīng)商檔案庫》

15.6 《消耗性采購物品詢價表》

15.7 《資產(chǎn)性采購物品詢價表》

15.8 《采購談判計劃表》

15.9 《采購談判提問表》

15.10 《采購談判備忘錄》

15.11 《招投標(biāo)邀請函》

15.12 《投標(biāo)方須知》

15.13 《綜合評標(biāo)法的評分方法》

15.14 《采購訂單跟蹤表》

15.15 《采購訂單風(fēng)險評估表》

15.16 《供應(yīng)商表現(xiàn)考核表》

15.17 《供應(yīng)商強弱項分析表》

15.18 《供應(yīng)商年度綜合評估表》

15.19 《新供應(yīng)商審批及合格供應(yīng)商檔案庫》

15.20 《跟單采購員月度績效考核表》

15.21 《采購員預(yù)算完成率評估表》

15.22 《采購人員年度績效評估表》